Wat is vereist?
- Mbo+ werk- en denkniveau
- 2 jaar relevante werkervaring
- Kennis op het gebied van kantoorautomatisering en secretariële werkzaamheden
- Enige kennis van volkshuisvestelijke zaken
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
- Je bent nauwkeurig, communicatief, organisatiesensitief en toont initiatief
Wat krijg je?
- Een marktconform salaris van €3.036 - €4.003 bruto per maand (op basis van 36 uur)
- Een werkweek van 32 tot 36 uur en 20 vakantiedagen om op te laden wanneer jij dat nodig hebt
- Een loopbaanbudget van €900 per jaar voor jouw professionele groei
- Een aantrekkelijk Individueel Keuzebudget (IKB) van 13,76% en vanaf schaal K zelfs 15,30%. Dit budget kun je flexibel inzetten, bijvoorbeeld voor extra verlof of persoonlijke wensen
- Pensioenopbouw via SPW, met daarnaast collectieve verzekeringen bij CZ
- Flexibiliteit door hybride werken, in goed overleg met je teamleider
- De ‘boter-bij-de-vis’-regeling: extra inzet wordt beloond
- Aandacht voor vitaliteit: vers fruit op kantoor, lunchwandelingen, stoelmassages en zelfs een sportruimte om fit te blijven
- En natuurlijk: een actieve personeelsvereniging die zorgt voor gezellige uitjes en leuke activiteiten met collega’s
Wat doe je?
- 40% Agenda's beheren
- 20% Overleggen organiseren en notuleren
- 20% Correspondentie van de manager en senior adviseurs verzorgen
- 10% Teksten controleren op huisstijl
- 10% Collega's ondersteunen
Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.
Vacature
Als management assistent Bedrijfsvoering bij Trivire ben je verantwoordelijk voor het inhoudelijk en procesmatig ondersteunen van de manager van de afdeling Bedrijfsvoering en de senior adviseurs van de afdelingen HR en Communicatie. Je bent intern het eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor deze afdelingen en hebt een breed takenpakket aan organisatorische, communicatieve en administratieve werkzaamheden. Het werk varieert van het organiseren en notuleren van overleggen tot het plannen van complexe afspraken.
Voor de afdeling Bedrijfsvoering wijd je je voornamelijk aan het beheer van de agenda van de manager, terwijl je voor de afdelingen HR en Communicatie vooral bezig bent met het organiseren van afdelingsoverschrijdende bijeenkomsten. Ook help je (nieuwe) collega's op weg en controleer je teksten op huisstijl. Je krijgt de vrijheid om mee te denken over procesverbeteringen in je eigen werkzaamheden en om hier suggesties voor te doen.
In deze rol sta je tussen verschillende afdelingen in en werk je dus samen met veel verschillende collega's. Je bent natuurlijk veel betrokken met de manager Bedrijfsvoering en de senior adviseurs van HR en Communicatie, maar je werkt ook veel samen met andere management assistenten, bijvoorbeeld van de afdelingen Wonen en Vastgoed. Extern heb je te maken met secretaresses van bijvoorbeeld gemeentes.
Als je het leuk vindt om te puzzelen met agenda’s, makkelijk de telefoon oppakt, nauw betrokken bent met collega’s en het een uitdaging vindt om te werken met strakke deadlines, dan is dit een baan voor jou.
Werkweek
Op een leuke werkdag heb je veel afwisseling en fijn contact met collega’s. Ook lever je een concrete bijdrage aan het verbeteren van processen, wat erg wordt gewaardeerd door je collega’s.
Op een minder leuke werkdag moet je op het laatste moment een complexe afspraak herplannen. Dat is frustrerend, zeker als je die afspraak eerder zorgvuldig had weten te organiseren.
- 08:00
- 09:00
- 10:00
- 11:00
- 12:00
- 13:00
- 14:00
- 15:00
- 16:00
- 17:00
-
- Voorbeeld weekagenda
- Bila met manager Bedrijfsvoering
- Mails en correspondentie afhandelen
- Vergaderstukken voorbereiden
- Lunch
- Teksten controleren op huisstijl
- Complexe afspraak herplannen
-
- Mails en correspondentie afhandelen
- Archief actualiseren
- Lunch
- Notulen secretariaat overleg uitwerken
- Nieuwe collega wegwijs maken
- Teammiddag organiseren
-
- Interne overleggen plannen en voorbereiden
- Mails en correspondentie afhandelen
- Lunch
- Afstemming met andere management assistenten
- Vergaderstukken voorbereiden
-
- Agendabeheer manager Bedrijfsvoering
- Mails en correspondentie afhandelen
- Lunch
- Teksten controleren op huisstijl
- Opstellen correspondentie voor externe partijen
- Organiseren HR & Communicatie bijeenkomst
-
- Rondje archief en documenten structureren
- E-mails bijwerken en openstaande verzoeken afhandelen
- Lunch
- Agendabeheer manager Bedrijfsvoering
- Procesideeën uitwerken
- Afsluiting week & planning volgende week
Voorbeeld uit de praktijk
Groeipad
Bij Trivire is er volop aandacht voor ontwikkeling. Medewerkers beschikken via de cao over een eigen budget voor persoonlijke groei. Opleidingen die nodig zijn voor het uitoefenen van je functie worden volledig vergoed door Trivire. Binnen duidelijke kaders krijg je alle ruimte om je werk naar eigen inzicht vorm te geven. Er zijn veel mogelijkheden om jezelf zowel professioneel als persoonlijk verder te ontwikkelen. Daarnaast besteden we ook actief aandacht aan teamontwikkeling.
Werken bij Trivire
Trivire is een maatschappelijke woningcorporatie en de grootste woningverhuurder in Zuid-Holland-Zuid. Met ruim 14.000 huurwoningen in Dordrecht, Zwijndrecht en Hendrik-Ido-Ambacht biedt Trivire betaalbare en passende huisvesting voor mensen met een lager inkomen. De organisatie onderscheidt zich door sterke betrokkenheid bij de regio en een duidelijke focus op sociale verantwoordelijkheid. Er wordt actief gewerkt aan het verbeteren van leefbaarheid in wijken, het persoonlijk ondersteunen van huurders en het toekomstbestendig maken van het woningaanbod via verduurzaming. Werken bij Trivire betekent bijdragen aan een organisatie met een helder maatschappelijk doel én een warme, betrokken cultuur. Er is volop ruimte voor initiatief binnen duidelijke kaders, met veel aandacht voor professionele en persoonlijke ontwikkeling. Trivire gelooft in de kracht van samenwerking: binnen teams, met ketenpartners én met de bewoners zelf. De communicatielijnen zijn kort, de sfeer is open en collegiaal, en er is veel aandacht voor heldere en respectvolle communicatie. Daarnaast werk je aan projecten die er echt toe doen, zoals het verduurzamen van woningen, het verbeteren van de woonomgeving en het ondersteunen van bewoners tijdens veranderingen. Zo maak je samen met collega’s dagelijks het verschil in de Drechtsteden.
- Hoofdkantoor in Dordrecht
- 180 medewerkers
- 60% / 40%
- Gem. leeftijd 48 jaar
- Casual, maar wel netjes
- Thuiswerkmogelijkheden
Collega's
Sollicitatieproces
Interessante baan?
